Sobre esta vaga
A Agência HC Company, localizada em Salvador, Bahia, está em busca de uma Secretária para integrar sua equipe administrativa. O profissional será responsável por garantir a organização e o funcionamento fluido do escritório, atuando como ponto central de apoio às demandas internas e externas da agência.
Esta posição exige perfil proativo, discreto e com excelente capacidade de comunicação, tanto verbal quanto escrita. O dia a dia envolve a gestão de múltiplas frentes simultâneas, desde o atendimento a clientes e fornecedores até o suporte direto à diretoria e às equipes de projetos. A rotina é dinâmica e requer atenção aos detalhes, senso de prioridade e habilidade para lidar com imprevistos com tranquilidade.
Principais responsabilidades:
- Organização e manutenção do ambiente de trabalho, zelando pela ordem, limpeza e funcionalidade dos espaços comuns e das salas de reunião
- Gestão completa de calendários, agendas e compromissos da diretoria e de coordenadores, incluindo agendamento, reagendamento e confirmação de reuniões internas e externas
- Preparação, formatação e revisão de correspondências, ofícios, atas, contratos, relatórios e demais documentos oficiais, seguindo os padrões de identidade visual e normas internas da empresa
- Arquivamento físico e digital de registros, contratos, notas fiscais, documentos de RH e demais arquivos administrativos, garantindo rastreabilidade e fácil acesso
- Participação em reuniões, palestras, conferências e eventos internos para registro de discussões, decisões e encaminhamentos, com posterior elaboração e distribuição de atas
- Contratação, acompanhamento e fiscalização de serviços terceirizados de limpeza, manutenção predial, portaria e segurança, incluindo gestão de contratos, pagamentos e avaliação de desempenho dos fornecedores
- Controle de estoque de materiais de escritório, copa e higiene, realizando pedidos de reposição junto ao setor de compras ou fornecedores homologados
- Atendimento presencial e telefônico a clientes, parceiros e visitantes, com cordialidade e eficiência, direcionando demandas aos setores responsáveis
- Suporte na organização de eventos corporativos, treinamentos e ações de endomarketing, incluindo logística de local, coffee break, material de apoio e lista de presença
- Realização de ditados e transcrição de áudios, quando necessário, para elaboração de documentos, e-mails ou relatórios
- Gestão de malote, correspondências recebidas e expedidas, controle de protocolos e rastreamento de entregas
- Apoio administrativo a outros setores da agência, como financeiro, recursos humanos e comercial, em demandas pontuais de documentação, planilhas e arquivos
Requisitos esperados:
- Ensino médio completo; curso técnico em Secretariado, Administração ou áreas correlatas será considerado diferencial
- Experiência prévia em rotinas de secretariado executivo ou administrativo, preferencialmente em agências de publicidade, comunicação, escritórios de advocacia ou empresas de serviços
- Domínio avançado do Pacote Office (Word, Excel, PowerPoint, Outlook) e familiaridade com ferramentas de gestão de tarefas e videoconferência (Teams, Zoom, Google Meet)
- Boa redação oficial, conhecimento de normas da ABNT para documentos técnicos e habilidade para elaboração de atas e relatórios
- Organização, discrição, ética profissional e capacidade de lidar com informações confidenciais
- Facilidade de comunicação interpessoal, postura profissional e empatia no atendimento a públicos diversos
- Disponibilidade para atuar presencialmente em Salvador, Bahia, em horário comercial, com eventual flexibilidade para eventos fora do expediente regular
Oferecemos ambiente de trabalho colaborativo, com oportunidade de atuar em uma agência em crescimento, contato direto com liderança e participação em projetos variados. Valorizamos profissionais que buscam estabilidade, desenvolvimento contínuo e orgulho em manter a engrenagem administrativa funcionando com excelência.
Se você se identifica com este perfil e deseja contribuir para a organização e eficiência da Agência HC Company, envie seu currículo atualizado para análise. Agradecemos o interesse e entraremos em contato com os candidatos selecionados para as próximas etapas do processo seletivo.
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Processo seletivo conduzido pelo empregador
