Sobre esta vaga
A Secretaria – Salvador, Bahia atua como membro essencial da equipe administrativa, fornecendo suporte abrangente tanto em funções gerais de escritório quanto em tarefas jurídicas especializadas. O papel combina atendimento ao cliente, gerenciamento preciso de documentos e assistência em processos legais e administrativos, garantindo que as operações diárias do escritório transcorram sem problemas e que todas as comunicações internas e externas sejam tratadas com profissionalismo e atenção aos detalhes.
As principais responsabilidades incluem a prestação de serviços de atendimento ao cliente em vários canais. As atividades envolvem:
- Atender visitantes, responder a consultas e manter um ambiente de recepção acolhedor.
- Gerenciar comunicações telefônicas, incluindo a triagem de chamadas, o encaminhamento de chamadas e a manutenção de registros precisos de todas as interações.
- Responder a mensagens e consultas por meio do WhatsApp e monitorar as contas de mídia social da organização para garantir uma interação rápida e adequada.
O gerenciamento eficiente de documentos é fundamental para o sucesso nesta função. As tarefas envolvem:
- Organizar, digitalizar e copiar documentos, garantindo que todos os arquivos sejam mantidos em ordem e facilmente recuperáveis.
- Monitorar prazos críticos para documentos legais, regulatórios e administrativos, garantindo que sejam concluídos dentro dos períodos estabelecidos.
- Manter arquivos atualizados e precisos, utilizando sistemas de gerenciamento de documentos e técnicas de arquivamento adequadas.
O apoio administrativo abrange uma ampla gama de tarefas de escritório que mantêm as operações em funcionamento. As responsabilidades incluem:
- Preparar e distribuir correspondência, tanto interna quanto externa, e manter registros precisos de todos os envios e recebimentos.
- Gerenciar suprimentos de escritório, garantindo que o material necessário esteja sempre disponível e controlando os níveis de estoque para evitar desabastecimento.
- Coordenar atividades logísticas, como agendamento de reuniões, organização de viagens e coordenação de serviços externos, conforme necessário.
O apoio jurídico é um componente central do cargo, exigindo familiaridade com processos baseados em documentos. As tarefas envolvem:
- Preparar documentos jurídicos, incluindo petições, contratos e declarações, seguindo as diretrizes estabelecidas e os requisitos processuais.
- Realizar pesquisas e compilações de informações relevantes para casos e assuntos jurídicos, garantindo que as informações sejam precisas e confiáveis.
- Interagir com órgãos judiciais e administrativos, apresentando protocolos e entregando documentos conforme exigido pelos regulamentos relevantes.
As atividades financeiras realizadas pela Secretaria incluem:
- Gerar faturas, registrar pagamentos e manter registros precisos de transações financeiras.
- Coletar e processar dados financeiros para relatórios e auditorias, garantindo clareza e conformidade.
- Gerenciar tarefas relacionadas a contas a pagar e a receber, mantendo contato com clientes e fornecedores para resolver quaisquer discrepâncias.
Para ter sucesso neste papel, é essencial ter fortes habilidades de comunicação, tanto escritas quanto verbais, e excelentes habilidades organizacionais. A capacidade de gerenciar várias tarefas simultaneamente, manter a confidencialidade e trabalhar com precisão meticulosa é fundamental. A familiaridade com ferramentas de escritório padrão, como pacotes de processamento de texto, planilhas e sistemas de gerenciamento de documentos, é esperada. A capacidade de interagir de forma eficaz com diversas partes interessadas, incluindo profissionais jurídicos, autoridades administrativas e clientes, também é importante. A atitude proativa e a disposição para aprender e adaptar-se às demandas em constante mudança do ambiente de escritório são qualidades valiosas para o candidato ideal.
Candidatar-se
Processo seletivo conduzido pelo empregador
