Sobre esta vaga
Atuar como apoio direto ao CEO e à COO da empresa, garantindo a eficiência nas atividades executivas e no cumprimento dos compromissos estratégicos. A secretária executiva será responsável por gerenciar a agenda da diretoria, organizando reuniões, eventos e compromissos com alta prioridade, assegurando que todos os encontros sejam realizados dentro do prazo e das condições adequadas. Além disso, será responsável por administrar pendências e demandas que surgem no dia a dia, atuando de forma proativa para resolver imprevistos e manter o fluxo de trabalho impecável.
Outras atividades incluem o apoio à realização de reuniões presenciais e virtuais, preparando materiais de apoio, coordenando a logística de salas e equipamentos, e garantindo a perfeita execução dos encontros. A profissional também atuará na organização de viagens para os executivos, incluindo reserva de passagens, hotéis, transporte e programação de agendas durante deslocamentos, assegurando que todos os compromissos profissionais sejam cumpridos sem falhas. A coordenação de despesas, emissão de recibos e controle de orçamento também farão parte das atribuições.
O candidato deve possuir conhecimento intermediário no Pacote Office (Word, Excel, PowerPoint e Outlook), utilizando ferramentas para criar documentos, planilhas e apresentações com eficiência. Além disso, é fundamental domínio de plataformas de reuniões online, como Google Meet, Microsoft Teams e Zoom, para garantir a continuidade das atividades em ambientes virtuais. A capacidade de organizar arquivos, gerenciar prazos e manter atualização constante de documentos e informações é essencial para o desempenho das funções.
- Coordenação e gestão de agenda da diretoria, incluindo marcação, reprogramação e cancelamento de compromissos com alta flexibilidade;
- Apoio à preparação de reuniões, desde a definição do objetivo até a conclusão dos atas e ações subsequentes;
- Organização de viagens corporativas, incluindo logística de deslocamentos, hospedagem e gestão de despesas;
- Elaboração de relatórios, documentos e apresentações para uso interno e externo;
- Apoio na realização de eventos corporativos, como palestras, congressos e cerimônias;
- Comunicação fluida entre a diretoria e outras áreas da empresa, atuando como ponte entre departamentos;
- Gestão de correspondência, atendimento ao setor de recepção e controle de fluxo de informações.
A profissional ideal será extremamente organizada, com senso de urgência e capacidade de multitarefa, capaz de lidar com situações de alta pressão sem comprometer a qualidade do trabalho. A comunicação assertiva, empatia e discrição são características essenciais, especialmente ao lidar com informações sensíveis e às demandas do líder executivo. A proatividade e o espírito de solução de problemas são valorizados, permitindo que a secretária antecipe necessidades e proponha melhorias nos processos de apoio.
A empresa busca alguém que compartilhe os valores de inovação e excelência, contribuindo para o crescimento organizacional por meio de um suporte administrativo impecável. A oportunidade oferece um ambiente dinâmico, com possibilidade de crescimento profissional e integração com uma equipe que valoriza a produtividade e a excelência no atendimento.
Requisitos para a vaga incluem ensino médio completo, com preferência por candidatos com formação em administração, administração de empresas ou áreas afins. Experiência prévia em funções de apoio executivo é desejável, mas não obrigatória. O candidato deve ser proativo, com boas habilidades de comunicação e capacidade de trabalhar sob demanda constante. A disponibilidade para trabalho presencial em Alphaville I, Salvador, é essencial, com horário compatível com o expediente da diretoria.
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Processo seletivo conduzido pelo empregador
