Sobre esta vaga
O Instituto Fernando Filgueiras está em busca de um Assistente de Departamento Pessoal para atuar em sua unidade de Salvador, Bahia. Esta é uma oportunidade para profissional que deseja contribuir com a gestão de pessoas de uma instituição comprometida com a excelência operacional e o cumprimento rigoroso das obrigações legais e internas.
O profissional será responsável por executar e apoiar as rotinas do departamento pessoal, garantindo a integridade dos processos administrativos relacionados à vida funcional dos colaboradores. A atuação exige atenção aos detalhes, organização e conhecimento sólido da legislação trabalhista e previdenciária vigente, além de habilidade para lidar com sistemas de ponto eletrônico e folha de pagamento.
Principais responsabilidades e atribuições:
- Executar rotinas de admissão, férias, rescisão, afastamentos e alterações contratuais, assegurando a conformidade com a CLT, convenções coletivas e normas internas do Instituto.
- Operar e conferir o sistema de ponto eletrônico, realizando tratativas de inconsistências, espelhos de ponto, banco de horas e controle de horas extras.
- Apurar e conferir a folha de pagamento mensal, incluindo verbas fixas, variáveis, encargos sociais, benefícios, descontos legais e eventuais, garantindo a exatidão dos cálculos.
- Elaborar e transmitir obrigações acessórias como eSocial, DCTFWeb, GFIP, RAIS e CAGED, dentro dos prazos legais e com qualidade das informações.
- Realizar cálculos de rescisões, férias, 13º salário, licenças e demais verbas trabalhistas, observando a legislação previdenciária e trabalhista aplicável.
- Atender colaboradores, gestores e áreas correlatas (contabilidade, benefícios, segurança do trabalho) em dúvidas e solicitações relacionadas a processos de departamento pessoal.
- Manter atualizados os arquivos funcionais (físicos e digitais), garantindo a organização, rastreabilidade e sigilo das informações sensíveis.
- Acompanhar alterações na legislação trabalhista, previdenciária e em normas coletivas, avaliando impactos e propondo ajustes nos procedimentos internos.
- Participar de auditorias internas e externas, prestando informações e apresentando documentação comprobatória dos processos de DP.
- Colaborar na elaboração e revisão de procedimentos operacionais padrão (POPs) do setor, visando a padronização e a melhoria contínua dos fluxos de trabalho.
- Controlar vencimentos de documentos obrigatórios (exames médicos, CNH, certificados, contratos de experiência) e acionar as áreas responsáveis para regularização.
- Emitir declarações, certidões e documentos diversos solicitados por colaboradores ou órgãos oficiais, dentro dos prazos estabelecidos.
- Prestar suporte na gestão de benefícios (vale-transporte, vale-alimentação/refeição, plano de saúde, seguro de vida) na interface com operadoras e fornecedores.
- Zelar pelo cumprimento das políticas de compliance, ética e proteção de dados (LGPD) no tratamento das informações dos colaboradores.
Requisitos e qualificações obrigatórios:
- Ensino superior completo em Administração, Ciências Contábeis ou áreas correlatas.
- Conhecimento consolidado em legislação trabalhista (CLT), previdenciária (INSS) e normas regulamentadoras aplicáveis.
- Experiência prática com sistemas de ponto eletrônico (controle de jornada, tratamento de exceções, banco de horas).
- Vivência em rotinas de folha de pagamento: apuração, conferência, fechamento, geração de relatórios e envio de encargos.
- Domínio das obrigações acessórias do eSocial (eventos periódicos, não periódicos, S-1200, S-1210, S-2299, S-2399, entre outros) e demais declarações (DCTFWeb, GFIP, RAIS, CAGED).
- Conhecimento em gestão de pessoas: processos de admissão, férias, rescisão, benefícios, afastamentos (INSS, licença-maternidade/paternidade, acidente de trabalho).
- Habilidade com planilhas eletrônicas (Excel intermediário/avançado: PROCV, Tabela Dinâmica, SE, formatação condicional) para conferências e análises.
- Capacidade de interpretar convenções e acordos coletivos de trabalho aplicáveis à categoria da instituição.
Competências valorizadas (diferenciais):
- Experiência prévia em instituições de ensino, terceiro setor ou organizações de grande porte com volume significativo de colaboradores.
- Conhecimento em sistemas integrados de gestão (ERP) como TOTVS, Senior, Sankhya, Metadados ou similares.
- Vivência em processos de implantação ou migração de sistemas de ponto e folha.
- Noções de segurança e medicina do trabalho (PCMSO, PPRA, ASO, CAT) para interface com a área de SESMT.
- Experiência em atendimento ao público interno, com postura empática, ética e orientada à solução.
- Organização, senso de urgência e capacidade de priorizar demandas em ambiente com prazos rígidos e alta criticidade.
- Comunicação clara, tanto verbal quanto escrita, para elaboração de comunicados, manuais e respostas formais.
- Disponibilidade para atuar presencialmente em Salvador, Bahia, na sede do Instituto Fernando Filgueiras.
O Instituto valoriza profissionais que atuem com protagonismo, responsabilidade e compromisso com a qualidade da entrega. O ambiente de trabalho exige discrição no tratamento de dados sensíveis, postura colaborativa e constante atualização técnica. Se você possui o perfil descrito e busca uma oportunidade para aplicar e expandir seus conhecimentos em departamento pessoal dentro de uma instituição séria e estruturada, esta vaga pode ser o próximo passo da sua carreira.
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Processo seletivo conduzido pelo empregador
